Ein Kapazitätsfinder für München

DTLab-Challenge mit der Landeshauptstadt München

Netzwerk
OrganisationIT-Referat der Landeshuaptstadt München
HauptansprechpartnerLutz Steffen Schmidt
Challenge-NameKapazitätsfinder
TeamsM-Point, Tauschbörse, Munich Reminder
Betreuender ProfessorProf. Dr. Olav Hinz, FK09 Wirtschaftsingenieurwesen
Datum20.12.2019

Überblick

Die Landeshauptstadt München, Partner dieser DTLab-Challenge, hat große Ziele für die Zukunft. Eines davon ist die Digitalisierung aller laufenden Verwaltungsprozesse. Doch auch in anderen Bereichen möchte die Stadt den Zugang zu vorhandenen „Kapazitäten“ erleichtern. Über eine Digitalisierung der Verwaltung hinaus möchte sie ihren Bürgerinnen und Bürgern einen besseren Zugang zu alldem bieten, was in der Gemeinde gerade angeboten wird. Dies betrifft zum einen gefragte Plätze in bestimmten Einrichtungen, wie zum Beispiel Kindertagesstätten, aber auch Nachhilfeangebote oder Nachbarschaftshilfen.

Problem

Vor allem lange Wartezeiten, verpasste Fristen für Dokumente und eine unausgewogene Arbeitsbelastung erschweren derzeit die Arbeit der Behörden. Eine digitale Lösung soll daher an diesen Punkten ansetzen. Bei nicht-administrativen Ressourcen bestand das Problem bislang darin, dass diese noch nicht gut genug dokumentiert und organisiert wurden. So ist davon auszugehen, dass ein Großteil derzeit ungenutzt verbleibt. Die Stadt muss nun für eine bessere Nutzung ihrer Ressourcen herausfinden, was genau von Seiten der Bürger angeboten wird, was gebraucht und gewünscht wird und wo dies der Fall ist. Darüber hinaus muss ein Weg gefunden werden, die Bürgerinnen und Bürger zu einer Teilhabe zu motivieren.

Ansatz

Mit Hilfe von Amazon Web Services begaben sich mehrere Studierendenteams auf die Suche nach einer Lösung für das Problem der Stadt. Sie begannen mit einer Brainstorming-Veranstaltung. Die „Crazy-Eight-Ideation“-Methode half ihnen daraufhin dabei, erste eigene Ideen zu entwickeln, die sie dann zu strukturieren versuchten. Im Anschluss verwendeten sie Amazons Innovationsmethode „Working Backwards“, bei der die Bedürfnisse und Wünsche der Bürger und Bürgerinnen, aber auch der Behörden und der Stadt München berücksichtigt wurden. Auf diese Weise konnten sie sich für drei endgültige Lösungsideen entscheiden – es entstand je ein Lösungsansatz pro Team. Diese Ideen wurden dann mit Hilfe eines Storyboards, eines fiktiven Zeitungsartikels, FAQs und eines nicht-digitalen Prototyps konkretisiert.

Das erste Team hatte die Idee, ein Online-Storyboard, den sogenannten „M-Point“, zu erstellen. Dieser würde es Bürgerinnen und Bürgern ermöglichen, verschiedene Anfragen zu bestimmten Ressourcen zu stellen. Je öfter ein Antrag auch von anderen Bürgerinnen angesehen würde, desto weiter würde er in einer Rangliste aufsteigen. Auf diese Weise könnte die Stadt neue Anreize über die Dinge erhalten, die in der Bevölkerung gerade am häufigsten gesucht bzw. gebraucht werden, und dementsprechend mit Angeboten reagieren.

Das zweite Team entwickelte einen nicht-digitalen Prototypen für eine App, die sie „Tauschbörse“ nannten. Die App sollte es Münchnerinnen und Münchnern ermöglichen, Menschen mit Fähigkeiten zu finden, an denen sie Interesse hätten. Darunter fallen zum Beispiel handwerkliche, sprachliche oder künstlerische Fähigkeiten. Im Gegenzug kann jede Bürgerin und jeder Bürger selbst Dienstleistungen oder Unterricht anbieten, für die Bereiche, in denen er oder sie sich am besten auskennt. So könnte beispielsweise eine Person mit handwerklichen Fähigkeiten Hilfeleistungen im Haus- und Gartenbau anbieten und nach einer Person suchen, die dafür Sprach- oder Gitarrenunterricht anbieten würde.

Das dritte Team versuchte, die zu Anfang erwähnten Probleme der Münchner Behörden mit Hilfe einer App zu lösen. Die „Munich Office Reminder“-App könnte Bürgerinnen und Bürger rechtzeitig daran erinnern, wichtige Dokumente zu erneuern (z.B. Personalausweis und Reisepass), Termine vorschlagen sowie den Up- oder Download verschiedener amtlicher Dokumente ermöglichen.

Zur Erstellung der nicht-digitalen Prototypen verwendeten die Teams eine Videokamera sowie eine Bearbeitungssoftware. Die verschiedenen Komponenten der Apps wurden entweder mit Hilfe von Post-Its oder mit dem Tool „Balsamiq“ präsentiert, das dem Benutzer zeigt, wie die Nutzung der App für ihn aussehen könnte.

Das Projekt war für alle Studierenden sehr interessant und lehrreich. Sie erweiterten ihren Horizont, indem sie sich mit neuen Technologien beschäftigten und neue Innovationstechniken sowie den Problemlösungsprozess in großen Organisationen kennenlernten. Alle Studierendenteams gaben an, dass sie auch in Zukunft gerne an ihren Ideen weiterarbeiten würden. Außerdem ergänzten sie, dass sie das Gelernte in zukünftigen Jobs anwenden können, und dass die gewonnene Erfahrung einen Vorteil auf dem Arbeitsmarkt mit sich bringt.

Nächste Schritte

Einige Teams hatten zudem noch weitere Ideen, was eine mögliche Erweiterung ihrer Programme angeht. Zur App „Munich Office Reminder“ könnten z.B. immer mehr offizielle Dokumente oder Angebote in mehreren Sprachen hinzugefügt werden. Auch eine Implementierung von Kontrollmöglichkeiten für die Stadt München wäre vorstellbar.

Das Team der „M-Point“-App schlug vor, nach möglichen Sponsoren Ausschau zu halten, die den Einsatz ihrer App belohnen würden. Auf diese Weise könnten die Bürger motiviert werden, Anträge zu posten, die dann von der Stadt nach der Entsendung analysiert werden könnten. In Kombination dazu sollte man auch über eine Marketingkampagne nachdenken, um eine möglichst große Anzahl von Nutzern zu gewinnen. Auch eine Erweiterung der App durch eine Job-Such-&Findefunktion für Arbeitnehmer und Arbeitgeber innerhalb der Stadt sei denkbar.

Die Teams merkten an, dass zur richtige Umsetzung der Projekte in technische Anwendungen auch noch die richtige Art von AWS-Service gewählt werden muss.

Es gab im folgenden Semester zwei Nachfolge-Challenges: M-Wallet und M-Volunteer.

Dokumente

Die Dokumente zur Challenge finden Sie hier: